الدورة المستندية لشهادة الميلاد
1- يتقدم والد الطفل أو من خوله القانون بطلب إلى مدير إدارة السجل المدني التي حدثت فيها الولادة.
2- يقوم مدير إدارة السجل المدني بالتأكد من شخصية مقدم الطلب ومن الوثائق وتحويله إلى الصندوق.
3- يقوم الصندوق بصرف استمارة (تبليغ وطلب قيد ميلاد) و أخذ الرسوم المقررة حيث وقد أدمجت هذه الاستمارة (للمولود خلال المدة القانونية ذاتها ومن لم يسبق قيده) في نموذج رقم (1/3 أ م).
4-تعبأ الاستمارة بخط واضح.
5- تحول الاستمارة إلى قسم المراجعة فيتم مراجعة البيانات ومطابقتها مع الوثائق المرفقة واستكمال البيانات الناقصة وكتابة المرفقات الواجب إرفاقها وتوقيع المبلغ والمرفقات هي:
· بلاغ المستشفى أو عاقل الحارة.
· صورة البطاقة الشخصية للأب في حالة عدم وجود بطاقة عائلية.
· بطاقة المبلغ على أن يكون ممن خوله القانون.
· جواز الأم في حالة ما تكون الزوجة أجنبية وموافقة الداخلية بالزواج بأجنبية.
· صورة عقد الزواج.
· صورة بطاقة الزوجة.
6- يسجل موظف الأحداث الحيوية من واقع نموذج التبليغ وذلك في سجل واقعات الميلاد وذلك تطبيقاً لنص المادة رقم (18) والتي تنص على أن (( يجب على مدير الأحوال المدنية الذي تلقى التبليغات إجراء قيد سجلات عقب التبليغ مباشرة بعد التحقق من شخصية المبلغ وعليه تسجيل كل واقعة قيد في سجلات الواقعات أو تلقي إخطار عنها في السجل المدني خلال ثلاثة أيام من تاريخ قيدها أو من تاريخ قيد الإخطار الخاص بها وعليه أيضا إخطار مدير الأحوال المدنية المختص خلال المدة ذاتها بالواقعة التي قيدت بسجلاته إذا كان تسجيلها بالسجل المدني ليس من اختصاصه.... الخ).
7- يتم تدوين بيانات المولود ويؤشر بالواقعة في صفحة الأسرة بالسجل المدني إذا كان قيد الأسرة في نفس الإدارة، وفي غير ذلك يرسل بيان بالواقعة إلى إدارة السجل المدني التي بها قيد الأسرة .
8- تحرر شهادة الميلاد ويوقع المدير عليها وختمها، وكذلك تدوين أسم أو بيانات المولود في دفتر البطاقة العائلية للأب مع تحرير كرت الفهرس الهجائي.
9- تسلم شهادة الميلاد إلى المبلغ عن الواقعة.
10- ترسل الاستمارة إلى قسم الأرشيف للحفظ والأرشفة بعد توقيع الموظف المختص والمدير على الاستمارة في الحقول المخصصة لذلك.