نظام القيد في السجل المدني
1- ترقم كل صفحة من صفحات سجلات السجل المدني برقم مسلسل، ويبين في أول صفحة من السجل وآخر صفحة وعلى الغلافين الداخلي والخارجي عدد صفحات السجل وتختم كل صفحة بختم إدارة السجل المدني.
طبقاً لنص المادة (10) من قانون الأحوال المدنية حيث نصت على أنه (يذكر في أول الصفحة و آخر الصفحة من السجل عدد الصفحات ويعمد على كل منها مدير المديرية إذا كان الأمر متعلق بالمديرية، أو المحافظ أو من ينوبه في مراكز المحافظات والمديرية المرتبطة بها ، ويصدق على كل منها رئيس المحكمة التي يقع في دائرتها إدارة الأحوال المدنية).
2- يبدأ القيد في السجل المدني برقم مسلسل خاص لكل مديرية ويستمر الترقيم من سجل لآخر ومن عام لآخر ، وتخصص لكل أسرة بناء على ما يدونه رب الأسرة صفحة بالسجل المدني تقيد فيها بيانات رب الأسرة و أفراد الأسرة بناء على ما يدونه رب الأسرة من بيانات لأفراد أسرته بالنموذج (4/2م أ) طلب الحصول على بطاقة عائلية وقيد في السجل المدني.
3- تنقل إلى صفحة الأسرة بالسجل المدني بيانات ما يطرأ على رب الأسرة أو أحد أفرادها من واقعات أحوال مدنية أو ما يتفرع عنها وذلك بناء على ما سبق تسجيله في سجل الواقعات أو السجلات أو الدفاتر الأخرى، مع التأشير في خانات القيد بسجل الواقعات، وتنص المادة رقم (18)(يجب على مدير الأحوال المدنية الذي تلقى التبليغات إجراء القيد بالسجلات عقب التبليغ مباشرة بعد التحقق من شخصية المبلغ وعليه تسجيل كل واقعة قيدت في سجلات الواقعات أو تلقي إخطار عنها في السجل المدني خلال ثلاثة أيام من تاريخ قيدها أو من تاريخ وصول الإخطار الخاص بها وعليه أيضا إخطار مدير الأحوال المدنية المختص خلال المدة ذاتها بالواقعة التي قيدت بسجلاته إذا كان تسجيلها بالسجل المدني ليس من اختصاصه ...).
4- يقفل القيد في السجلات والدفاتر في نهاية كل عام أو عند استيفاء جميع صفحات السجل بناء على
محضر إقفال يبين فيه وعلى غلافي السجل البيانات الآتية:
أ) عدد صفحات السجل المستوفاة والبيضاء.
ب) عدد القيود ومسلسل الأسرة.
ج) الأرقام المسلسلة التي سقطت أو تكررت عند القيد.
د) عدد الأخطاء المادية مع اعتماد تصحيح هذه الأخطاء.
هـ) ما يتم تصحيحه من قيود بناء على قرار أو حكم، على أن يؤشر بعد آخر قيد في العام بالإقفال.
5- يكون إثبات البيانات في السجلات متتالياً دون ترك مسافات بيضاء، كما يحضر الكشط أو المحو في السجلات أو الدفاتر أو الشهادات أو صور القيود أو البيانات أو في هوامشها.
أ) لا يجوز أن يدون في السجل المدني إلا ما هو مدون في سجلات الواقعات استناداً إلى الشهادات والوثائق المقدمة وكل مخالفة لذلك تعتبر ملغاة من اختصاصه ولا يجوز أن يكون في السجل المدني إلا ما هو مدون في السجلات.
المبينة في المادة (4)(مع مراعاة الإجراءات التي يصدر بشأنها قرار من وزير الداخلية لتطبيق هذا القانون وذلك بناء على عرض رئيس المصلحة).
ب) يحضر إضافة حشو في السجلات أو الشهادات أو الوثائق أو كتابة استدراك على الهامش أو عبارة غامضة أو كتابة التواريخ بالأرقام فقط ويجب عدم قبول أي شهادة أو وثيقة يوجد بها تصحيح إلا بعد تصديقها من منظم الوثيقة أو الشهادة أو أصحاب العلاقة حسب الحالة وذلك تطبيقاً للمادة رقم (8) والذي تنص على الآتي (1- لا يجوز لمدير الأحوال المدنية أن يدون إلا ما هو مدون في سجلات الوقائع استنادا إلى الشهادات والوثائق المقدمة إليه وكل مخالفة لذلك تعتبر ملغاة).
6- يحظر على مدير إدارة الأحوال المدنية والسجل المدني إضافة حشو في السجلات أو الشهادات أو الوثائق أو كتابة أو استدراك على الهامش أو عبارات غامضة وكتابة التواريخ بالأرقام فقط ويجب عليه عدم قبول أي شهادة أو وثيقة يوجد بها تصحيح إلا بعد تصديقها من مصدر الوثيقة أو الشهادة ... أو صاحب العلاقة تبعاً للحالة.
7- لا يجوز إجراء تصحيح أو تغيير في قيود واقعات الأحوال المدنية إلا بحكم نهائي يصدر من المحكمة التي تقع في دائرة اختصاصها إدارة السجل المدني ويجوز التصحيح بالإضافة أو الحذف أو التغيير في البيانات المتفرعة عن واقعات الأحوال المدنية كالمهنة وغيرها بناء على وثائق أو تحقيقات رسمية صادرة من جهة الاختصاص دون حاجة لإصدار الحكم بذلك.
8- إذا حدث تكرار في الأرقام المسلسلة للقيد فيعاد القيد الذي وقع الخطأ في رقمه على أن يعطى الرقم التالي لآخر رقم قيد في السجل، وعند سقوط بعض أرقام القيد فيستمر تسلسله بدون تصحيح، وفي جميع الأحوال يعتمد مفتش دائرة الأحوال المدنية التصحيح.
9- يعطى لقيد كل أسرة رقم مسلسل يستمر ما دام قيد الأسرة مستمر ويجوز أن يمتد قيد الأسرة لأكثر من صفحة إذا زاد عدد أفرادها عن عدد سطور الصفحة على إن يعطى لها رقم مسلسل واحد فقط.
10- إذا طرأ على رب الأسرة أو أحد أفرادها أكثر من واقعة من الواقعات اقتضت ضرورة التأشير في السجل المدني وكان قد سبق استنفاذ السطر الخاص بخانة الواقعة في تغيرات سابقة فيعاد قيد من تناول التغير بيانه في السطر التالي لآخر قيد بصفحة الأسرة وتثبيت بيانات الواقعة في الحقل المخصص لها على أن يكون الرقم المسلسل هو الرقم المسلسل الأصلي للفرد الذي طرأت عليه الواقعة أو تناول التغير ببياناته.