نظام القيد في سجلات الواقعات الحيوية (ميلاد، زواج، طلاق، وفاة)
1- ترقم كل صفحة من سجلات الواقعات الحيوية برقم مسلسل، ويبين في أول صفحة في السجل وآخر صفحة وعلى الغلافين الداخلي والخارجي... عدد صفحات السجل المستوفاة ويوقع على كل منها مدير إدارة الأحوال المدنية ومفتش الدائرة (مدير عام الأحوال المدنية في المحافظة).
أ) نقوم بعمل محضر افتتاح للسجل ويوضح في محضر الافتتاح الرقم الذي بدأ به القيد في السجل وفي أي صفحة والرقم الذي انتهى به وفي أي صفحة أيضا، وعدد الصفحات المستوفاة ويوقع على هذا المحضر مدير إدارة السجل المدني ومفتش الدائرة.
ب) يبدأ القيد في سجل واقعات الأحداث الأربع من رقم (1) في بداية كل عام ميلادي ويستمر الرقم مسلسل حتى نهاية العام الميلادي، ويستمر بنفس التسلسل مهما تعددت السجلات إلى نهاية العام.
ج) نختم جميع صفحات السجل بختم إدارة السجل المدني قبل القيد فيه.
د) لا يجوز إجراء تصحيح أو تغيير في قيود واقعات الأحوال المدنية إلا بحكم نهائي يصدر من المحكمة التي تقع في دائرة اختصاصها الواقعة المسجلة.
ه) لا يجوز أن يدون في سجلات واقعات الأحوال المدنية إلا ما هو مدون في الاستمارة والنماذج المعدة لذلك.
و) في حالة الأخطاء المادية يجب التصويب في حينه وذلك بالتقويس على البيانات الخطأ وكتابة الصحيح فوقه وينوه في خانة الملاحظات بالتصويب وأن يوقع على ذلك مدير إدارة السجل المدني ومدير عام الأحوال المدنية (مفتش الدائرة).
ز) يجب كتابة جميع البيانات في سجل الواقعات وبخط واضح حيث تعبأ جميع الخانات ابتداء من الرقم المسلسل وتاريخ القيد إلى آخر خانة وهي كتابة اسم المسجل وتوقيعه.
ح) يقفل القيد في السجلات والدفاتر عند استيفاء جميع صفحات السجل أو الدفتر وفي نهاية كل عام ميلادي بناء على محضر إقفال يوضح به البيانات التالية على غلافي السجل:
- عدد صفحات السجل المستوفاة والبيضاء.
- عدد القيود ومسلسل الأسرة بالسجل المدني أو عدد الواقعات في السجلات الأخرى.
- الأرقام المسلسلة التي سقطت أو تكررت عن القيد.
- عدد الأخطاء المادية مع اعتماد تصحيح الأخطاء من قبل مدير الأحوال المدنية.
- ما تم تصحيحه بناء على حكم أو قرار أو وثيقة رسمية.
2- يجب أن يكون إثبات البيانات في السجلات متتالياً ودون ترك مسافات بيضاء وتحظر الإضافة أو الكشف أو المحو بالسجلات أو الدفاتر أ والشهادات أو صور القيد أو في هوامشها، كما لا تقبل أي شهادة أو وثيقة أو مستند تتضمن تصحيحاً أو كشطاً إلا بعد التوقيع .. من محرر الوثيقة وختم الجهة بما يفيد أن التصحيح تم بمعرفة الجهة التي أصدرت الشهادة أو الوثيقة
3- إذا حدث تكرار للأرقام المسلسلة للقيد في واقعة ميلاد أو وفاة وكانت بيانات كل تبليغ صحيحة وتطابق بيانات الأخرى فيتم الآتي:
أ) إذا كان أحد المبلغين من الوالد فيلغى القيد الثاني.
ب) إذا كانت بيانات أحد المبلغين غير صحيحة تتخذ الإجراءات القانونية.
في جميع الأحوال يؤشر بإلغاء الواقعة بصف الأسرة إذا كان مسجلين لديه أما إذا كانا مسجلين لدى مدير إدارة أخرى فيحظر الإدارة المختصة للتأشير بإلغاء الواقعة في صفحة الأسرة.
4- إذا حدث تكرار في أرقام القيد فيلغى القيد الذي تكرر رقمه ويعاد تسجيله على أن يعطى الرقم التالي لآخر رقم قيد في السجل، إذا كان التكرار في أرقام قيد البطاقات الشخصية ودفاتر العائلية فتحسب البطاقة التي تكرر رقما وتلغى كما يلغى قيدها بسجل البطاقات وذلك بالتأشير في خانة الملاحظات بسبب الإلغاء وتحرر بطاقة جديدة تقييد بالسجل آخر قيد بالسجل ويؤشر بالرقم الجديد قرين القيد الملغي ويصحح رقم البطاقة بالسجل المدني المقيد به.
5- إذا سقط بعض أرقام القيد فيستمر التسلسل دون تصحيح.